1. KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN
A Pengertian Komunikasi
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu: Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
Proses komunikasi di mulai pada saat sumber (pengirim pesan) mempunyai ide atau pesan ; kemudian pada tahap pengkodean, sumber (pengirim pesan) menentukan cara penyampaian pesan pada penerima. Pada tahap pengkodean, penerima pesan menerima dan menterjemahkan pesan yang datang. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika penerima pesan dapat menerima dan menterjemah isi pesan sesuai yang diinginkan oleh sumber (pengirim pesan). Jika penerima merasa bahwa pesan yang diterima tidak jelas, maka sumber (pengirim) lalu mengirimkan respon atau feedback. Dalam hal ini maka posisi penerima berubah menjadi pengirim dan pengirim berubah menjadi penerima, dan proses seperti ini disebut dengan proses komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah terjadi jika penerima tidak memberikan umpan balik. Akibatnya sering kali tujuan komunikasi tidak tercapai.
Pentingya Komunikasi Dalam Manajemen
Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi.
Komunikasi dalam organisasi adalah Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain
B. Proses Komunikasi dalam Manajemen
Berangkat dari paradigma Lasswell, Effendy (1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:
1. Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
Seperti disinggung di muka, komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain, komunikasi adalah proses membuat pesan yang setala bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).
2. Proses komunikasi sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).
C. Hambatan komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
D. Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif
Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
• Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)
• Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)
E. Komunikasi interpersonal efektif dalam organisasi yang mencakup componential & situational.
Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Adapun berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap, pendapat dan perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima.
Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.
1. Componential
Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.
2. Situasional
Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.
2. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
A. DEFINISI PELATIHAN
Pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performansi pekerjaan pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menghadapi tanggungjawabnya (Benandian John dalam DR. Faustino cardoso Gomes, M.Si) Menurut Marzuki (1992, halaman 4), ”Pelatihan adalah pengajaran atau pemberian pengalaman kepada seseorang untuk mengembangkan tingkah laku (pengetahuan, skill, sikap) agar mencapai sesuatu yang diinginkan”. ”Pelatihan adalah saat kejadian pembelajaran yang dirancang sistematik dan relatif dalam lingkungan pekerjaan” (Dunnette, 1998).
Menurut Sikula (1976) pelatihan atau training adalah proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan prosedur sistematis dan terorganisir sehingga tenaga kerja non manajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis untuk tujuan tertentu. Jadi Pelatihan Merupakan proses belajar yang mencakup penguasaan konsep, keahlian, hukum-hukum atau sikap untuk meningkatkan kinerja. Dari beberapa pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan pelatihan adalah:
Mengembangkan pemahaman, pengetahuan dan keterampilan Diberikan secara instruksional baik In-door maupun Out-door Obyeknya seseorang atau sekelompok orang Sasarannya untuk memberikan pemahaman, pengetahuan, dan keterampilan kepada karyawan sesuai dengan kebutuhannya Prosesnya mempelajari dan mempraktekkan dengan menuruti prosedur sehingga menjadi kebiasaan Hasilnya terlihat dengan adanya perubahan, tepatnya perbaikan cara kerja di tempat kerja.
DEFENISI PENGEMBANGAN
Wexley dan Yukl (1976) dalam Mangkunegara (2005 : 43) mengemukakan bahwa “Pelatihan dan pengembangan merupakan istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan dan sikap-sikap pegawai atau anggota organisasi ”.
Menurut Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Hasan (1997 : 77), menyatakan “bahwa pengembangan sering diartikan dengan usaha-usaha untuk meningkatkan keterampilan maupun pengetahuan umum bagi karyawan agar pelaksanaan pencapaian tujuan lebih efisien”.
Malayu S.P. Hasibuan (2006 : 69 ), mendefinisikan “ Pengembangan adalah suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan/jabatan melalui pendidikan dan latihan”.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan karyawan merupakan investasi baik bagi karyawan maupun perusahaan dikarenakan, pengembangan karyawan meliputi pendidikan dan latihan yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang bertujuan memperbaiki serta meningkatkan kualitas kerja, pengetahuan, keterampilan serta sikap dalam upaya mencapai hasil kerja yang diharapkan. Dengan peningkatan kualitas kerja karyawan maka akan mendorong prestasi kerja atau kinerja perusahaan secara keseluruhan.
B. TUJUAN DAN SASARAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Pelatihan dan pengembangan bagi SDM mempunyai tujuan yang antara lain:
◦ Memutakhirkan keahlian seorang individu sejalan dengan perubahan teknologi. Melalui pelatihan, pelatih (trainer) memastikan bahwa setiap individu dapat secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru.
◦ Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan.
◦ Membantu memecahkan persoalan operasional.
◦ Mengorientasikan setiap individu terhadap organisasi.
◦ Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas dalam bekerja.
◦ Meningkatkan tingkat professionalisme para karyawan.
Pelatihan dan pengembangan bermaksud memperbaiki dan mengembangkan sikap, perilaku, keterampilan, dan pengetahuan sumber daya manusia sesuai dengan keinginan organisasi, yang hasilnya sebuah pekerjaan akan lebih cepat dan lebih baik, sarana dan prasarana dapat digunakan secara lebih baik, kecelakaan dapat diperkecil dan sebagainya.
Adapun tujuan pelatihan karyawan operasional adalah
1. Meningkatkan produktivitas
2. Meningkatkab semangat dan gairah kerja
3. Mengurangi Kecelakaan
4. Meningkatkan Kestabulan dan fleksibel organisasional
Tujuan Pengembangan Karyawan Manajerial
Penanganan pengembangan tenaga manajerial, yaitu yang mempunyai wewenang terhadap orang lain, berbeda dengan pelatihan tenaga operasional. Ini disebabkan karena karakteristik kepribadian untuk pada manajer berbeda. Diantara karakteristik kepribadian yang utama adalah pengetahuan yang luas, kemampuan mengambil keputusan, kepercayaan diri, kepekaan social dan stabilitas emosional. Kemampuan mengambil keputusan terdiri dari atas beberapa factor kepribadian seperti kemampuan analitis, kemampuan konsepsional logis, kreativitas, intuisi pertimbangan, keberanian mempertimbangkan dan keterbukaan. Bakat-bakat manajerial penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Sekurang-kurangnya para manajer merupakan penyambung komuniakasi diantara berbagai komponen organisasi yang terpisah untuk memungkinkan terjadinya tindakan organisasi.
C. PERBEDAAN PELATIHAN DENGAN PENGEMBANGAN
Perbedaan pelatihan dengan pengembangan yaitu:
Variabel Pelatihan Pengembangan
Tujuan Peningkatan kemampuan individu bagi kepentingan jabatan saat ini Peningkatan kemampuan individu bagi kepentingan jabatan yang akan datang
Sasaran Peningkatan kinerja jangka pendek Peningkatan kinerja jangka panjang
Orientasi Kebutuhan jabatan sekarang Kebutuhan jabatan terencana atau tidak terencana
Efek Terhadap Karir Keterkaitan terhadap karir relatif rendah Keterkaitan terhadap karir relatif tinggi
D. FAKTOR PSIKOLOGI DALAM PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Dalam pemilihan teknik tertentu untuk dugunakan pada program pelatihan dan pengembangan, ada beberapa trade offs. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu baik: metode tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor berikut:
1. Efektivitas biaya.
2. Isi program yang dikehendaki
3. Kelayakan fasilitas-fasilitas
4. Preferensi dan kemampuan peserta
5. Preferensi dan kemampuan instruktur atau pelatih
6. Prinsip-prinsip belajar
E. TEKNIK DAN METODE PELATIHAN
Metode Pelatihan dan Pengembangan
Dalam program pelatihan dan pengembangan dapat digunakan metode-metode seperti berikut:
1. On the job
Pelatihan dilakukan di tempat kerja dan pada waktu jam kerja dengan memperhatikan pegawai yang berpengalaman. Prosedur metode ini informal, observasi sederhana dan mudah serta prkatis, pegawai mempelajari pekerjaannya dengan mengamati pekerjaan lain yang sedang bekerja.
2. On Site but Not on the job
Pelatihan dilakukan di tempat kerja pegawai tersebut tetapi pelaksanaan dari pelatihan ini diluar jam kerja, sehingga tidak mengganggu waktu kerja.
3. Off the job
Waktu dan tempat pelaksanaan pelatihan dan pengembangan dilakukan diluar jam kerja dan diluar tempat kerja. Jadi dilaksanakan di tempat terpisah dan waktu tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/
M. Rogers, Everet, Communication in Organization. New York: Gramedia, 2005.
http://www.docstoc.com/docs/142011609/KOMUNIKASI-ORGANISASI
www.scribd.com/doc/121398409/2011-2-00837-MC-Bab200a
http://www.uinsuska.infoperpustakaanattachments025_KOMUNIKASI%20DALAM%20MANAJEMEN%28oleh%20SUHAIMI%20D,%20M.Si%29.pdf
http://kawakib06.multiply.com/journal/item/5
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/02/pentingnya-komunikasi-dalam-manajemen/
http://dc149.4shared.com/doc/uRgplBdV/preview.html
(http://infointermedia.com/tag/pelatihan-dan-pengembangan-sumber-daya-manusia).
Herawati, Popon (2008), Modul 9: Pelatihan & Pengembangan, Pusat Pengembangan Bahan Ajar – UMB. Diakses pada 04 Maret 2013 dari http://kk.mercubuana.ac.id/files/31004-9-564085135657.pdf
Komentar
Posting Komentar