1. KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN
A Pengertian Komunikasi
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu: Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
Proses komunikasi di mulai pada saat sumber (pengirim pesan) mempunyai ide atau pesan ; kemudian pada tahap pengkodean, sumber (pengirim pesan) menentukan cara penyampaian pesan pada penerima. Pada tahap pengkodean, penerima pesan menerima dan menterjemahkan pesan yang datang. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika penerima pesan dapat menerima dan menterjemah isi pesan sesuai yang diinginkan oleh sumber (pengirim pesan). Jika penerima merasa bahwa pesan yang diterima tidak jelas, maka sumber (pengirim) lalu mengirimkan respon atau feedback. Dalam hal ini maka posisi penerima berubah menjadi pengirim dan pengirim berubah menjadi penerima, dan proses seperti ini disebut dengan proses komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah terjadi jika penerima tidak memberikan umpan balik. Akibatnya sering kali tujuan komunikasi tidak tercapai.
Pentingya Komunikasi Dalam Manajemen
Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi.
Komunikasi dalam organisasi adalah Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain
B. Proses Komunikasi dalam Manajemen
Berangkat dari paradigma Lasswell, Effendy (1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:
1. Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
Seperti disinggung di muka, komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain, komunikasi adalah proses membuat pesan yang setala bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).
2. Proses komunikasi sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).
C. Hambatan komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.
D. Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif
Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
• Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)
• Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)
E. Komunikasi interpersonal efektif dalam organisasi yang mencakup componential & situational.
Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Adapun berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap, pendapat dan perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima.
Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.
1. Componential
Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.
2. Situasional
Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.
2. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
A. Definisi Pelatihan
Pelatihan adalah proses pembelajaran yang lebih menekankan praktik daripada teori yang dilakukan seseorang atau sekelompok dengan menggunakan pendekatan berbagai pembelajaran dan bertujuan meningkatkan kemampuan dalam satu atau beberapa jenis keterampilan tertentu.
Pelatihan juga dapat dikatakan sebagai serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan, pengalaman, ataupu perubahan sikap seorang individu. Pelatihan berkenaan dengan perolehan keahlian-keahlian atau pengetahuan tertentu.
B. Tujuan dan Sasaran Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, kinerja, dan perilaku individu, kelompok, maupun organisasi. Oleh karena itu, kegiatan pelatihan harus dirancang sedemikian rupa agar benar-benar memberikan manfaat sesuai dengan tujuan pelaksanaannya.
Tujuan pelatihan yaitu agar peserta pelatihan baik kelompok atau organisasi maupun perseorangan dapat menguasai pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang dilatihkan dalam program pelatihan sehingga dapat diaplikasikan baik untuk jangka waktu pendek maupun jangka waktu yang lama.
Tujuan pelatihan bisa juga suatu pernyataan tentang pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang diharapkan dapat dicapai atau dikuasai oleh peserta pelatihan ketika pelatihan telah selesai.
Pada saat ini, umumnya tujuan pelatihan dibuat dalam standar kompetensi, karena biasanya pelatihan bertujuan untuk pemenuhan suatu kompetensi tertentu. Jadi, pelatihan dan pengembangan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan pengembangan secara konseptual untuk mengubah sikap pegawai terghadap pekerjaan.
C. Perbedaan Pelatihan dan Pengembangan
Perkembangan dan pelatihan merupakan dua konsep yang sama, yaitu meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan. Tetapi, dilihat dari tujuannya, umumnya kedua konsep tersebut dapat dibedakan. Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik pada saat ini, sedangkan pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan pada masa yang akan datang, yang dilakukan melalui pendekatan yang terintegrasi dengan kegiatan lain untuk mengubah perilaku kerja.
D. Faktor Psikologi dalam Pelatihan dan Pengembangan
Salah satu cabang dari ilmu Psikologi yang membahas tentang perusahaan adalah Psikologi Industri dan Organisasi, PIO sangat berperan penting pada bagian-bagian pengembangan sumber daya manusia, seperti rekrutmen, seleksi dan penempatan, pelatihan, dan pengembangan. PIO juga berperan penting pada desain struktur organisasi dan desain pekerjaan. Faktor-faktor psikologis juga dapat mempengaruhi seseorang dalam bekerja.
E. Teknik dan Metode Pelatihan
Teknik pelatihan dapat diartikan sebagai cara yang dilakukan seorang trainer dalam mengimplementasikan suatu metode pelatihan secara spesifik.
Di bawah ini beberapa teknik yang lazim digunakan dalam suatu pelatihan:
1. Teknik on The Job Training
Teknik on the job training yaitu melatih peserta pelatihan untuk mempelajari suatu materi pelatihan/pekerjaan sambil mengerjakannya/mempraktikannya. Atau bisa juga disebut pelatihan yang dilakukan pekerjaan/aktivitas dari peserta pelatihan itu sendiri. Teknik on the job training merupakan pelatihan yang menggunakan situasi dalam pekerjaan.
Di sini peserta pelatihan diberi pelatihan tentang pekerjaan/materi baru dengan supervise/coaching langsung dari seorang trainer yang berpengalaman (biasanya trainer dari lingkungan sendiri atau didatangkan dari luar). Teknik on the job training ini dapat digunakan pada metode praktik dan metode latihan.
Kelebihan teknik on the job training
- Relatif tidak mahal.
- Berlatih sambil berproduksi atau menghasilkan sesuatu.
- Tidak dibutuhkan tempat pelatihan khusus.
- Mendapatkan umpan balik yang cepat.
Kekurangan teknik on the job training
- Trainer yang dipakai, harus orang yang tepat.
2. Teknik off The Job Training
Teknik off the job training adalah teknik pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan/aktivitas peserta pelatihan. Dipergunakan apabila banyak peserta pelatihan yang harus dilatih dengan cepat dan secara bersama-sama. Teknik off the job training ini dapat digunakan pada metode ceramah, metode presentasi, metode role playing (bermain peran), metode kasus, dan metode simulasi.
Kelebihan teknik off the job training
- Biaya pelatihan tidak mahal, karena berkelompok.
- Membuat wawasan baru.
- Pemisah waktu pelatihan dan waktu bekerja peserta pelatihan.
Kekurangan teknik off the job training
- Teknik off the job training bersifat teoritis.
- Kecocokan tipe pelatihan yang kurang dengan kebutuhan yang ada.
3. Teknik Fasilitasi
Fasilitasi memiliki makna “membuat sesuatu/semua menjadi mudah” atau “membuat lebih mudah atau tidak terlalu sulit”. Teknik fasilitasi dalam pelatihan adalah suatu teknik dimana terjadi proses sadar dan sepenuh hati seorang trainer membantu peserta pelatihan dalam meraih tujuan pelatihan dengan taat pada nilai-nilai dasar dan peraturan yang disepakati dalam proses pelatihan tersebut.
Dalam proses pelatihan yang menggunakan teknik fasilitasi dibutuhkan orang yang berperan mengelola pelatihan yang disebut dengan “fasilitator”. Seorang fasilitator dalam teknik fasilitasi adalah orang yang membuat kerja peserta pelatihan menjadi lebih mudah karena kemampuannya dalam menstrukturkan dan memandu partisipasi para peserta pelatihan.
Seorang fasilitator mempunyai tugas utama membantu peserta pelatihan meningkatkan efektivitasnya dengan cara menyempurnakan proses dan struktur yang terjadi pada proses pelatihan. Proses artinya bagaimana peserta pelatihan bekerjasama. Termasuk di dalamnya bagaimana masing-masing peserta pelatihan berinteraksi satu sama lain, bagaimana mereka mengidentifikasi dan memecahkan persoalan, bagaimana mereka membuat keputusan-keputusan, dan bagaimana mereka menangani konflik. Struktur maksudnya bagaimana proses interaksi antar peserta pelatihan itu berlangsung.
Untuk melaksanakan semua itu, seorang fasilitator perlu memiliki pengetahuan dasar mengenai beberapa hal yang berkaitan erat dengan proses dan struktur yang terjadi dalam pelatihan.
Peserta pelatihan berinteraksi dan saling belajar, maka seorang fasilitator perlu tahu tentang teori belajar dalam pelatihan, pendekatan pelatihan, metode-metode dalam pelatihan, dan mengelola dinamika peserta pelatihan. Seorang fasilitator juga perlu tahu kiat agar peserta pelatihan yang difasilitasinya terus mengikuti proses pelatihan dengan penuh semangat dan bergairah, maka ia pun perlu tahu bagaimana mengelola kreativitas dalam suatu proses pelatihan.
Sumber:
http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/
M. Rogers, Everet, Communication in Organization. New York: Gramedia, 2005.
http://www.docstoc.com/docs/142011609/KOMUNIKASI-ORGANISASI
http://www.uinsuska.infoperpustakaanattachments025_KOMUNIKASI%20DALAM%20MANAJEMEN%28oleh%20SUHAIMI%20D,%20M.Si%29.pdf
http://kawakib06.multiply.com/journal/item/5
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/02/pentingnya-komunikasi-dalam-manajemen/
http://dc149.4shared.com/doc/uRgplBdV/preview.html
(http://infointermedia.com/tag/pelatihan-dan-pengembangan-sumber-daya-manusia).
Santoso, Budi. (2009). Skema dan mekanisme pelatihan. Jakarta: TERANGI
Komentar
Posting Komentar